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| 서울시가 아파트 모든 문서의 전자화를 추진해 관리 투명화를 도모할 계획이다. /사진=뉴시스 DB |
이번 시범 서비스는 기존의 아파트 관리사무소에서 행해지고 있는 ‘수기문서 방식’에서 탈피해 모든 문서를 생산부터 보관까지 ‘전자화’ 하는 것이다.
대부분의 아파트단지에서는 관리에 필요한 문서를 수기로 결재한 후 종이문서의 형태로 창고에 보관 중이다. 하지만 관리사무소 직원의 잦은 이직으로 인해 서류 등 자료의 인수인계가 원활하지 않은 편이라 전임자의 업무 숙지를 위해서는 많은 시행착오를 겪는 실정이다.
종이문서 방식으로 보관하기 때문에 필요한 문서를 찾을 때 많은 시간이 소요되거나 문서를 분실하는 경우도 발생한다. 이로 인해 주민의 정보공개 요구 시 해당 정보를 적절히 제공하지 못해 주민 사이에 갈등과 분쟁의 원인이 되기도 한다.
그동안 관리사무소나, 입주자대표회의, 관련기관에서도 종이문서로 인한 불편함을 인지하고 있었지만 아파트에서 독자적으로 전자문서 관리시스템을 구축하는데 많은 비용과 노력이 들어가는 점 때문에 선뜻 나서지 못했다.
또 모든 문서를 대외적으로 공개하는 부분에 대한 부담감도 전자결재시스템 도입에 장애요소였다.
이런 점을 고려해 서울시는 클라우드 기반으로 제공하는 전자결재 문서행정서비스를 이용할 예정이다.
아파트단지에서 해당시스템을 자체적으로 구축하게 되면 하드웨어(HW) 및 소프트웨어(SW)를 도입해야 하고 별도의 시스템 운영인력도 필요하다.
클라우드는 모든 컴퓨팅 자원을 인터넷으로 사용하는 것을 말하며 클라우드 기반 서비스를 이용하면 시스템 관리 비용과 서버 구매 및 설치비용, 업데이트 비용, SW 구매 비용 등을 크게 줄일 수 있다.
서울시는 아파트단지에서 부담스러워 하는 문서공개 부분은 향후 정보공개 중장기 계획에 따라 추진할 계획이다.
서울시는 시범 운영 성과 분석을 토대로 내년 공동주택의 투명한 관리기반 조성 방안을 위해 연구용역도 진행할 방침이다.
아울러 서울시 주도 아파트관리 전자화 시스템 도입 방향 및 정보공개 선진화 방안 등 중장기적 발전방향을 전문가 자문 등을 통해 마련할 예정이다.
서울시는 이번 시범 운영을 효율적으로 추진하기 위해 관내 아파트 중 2개 단지를 공모․선정할 계획이며 시범 단지로 선정된 아파트는 문서행정서비스 운영비용을 시에서 전액 지원할 계획이다.
이를 위해 서울시는 오는 9일부터 열흘간 아파트단지 대상 전자결재 문서행정서비스 구축 및 운영 경험이 있는 업체에 대한 공개 모집에 나선다.
이번 시범 운영은 아파트 관리사무소의 모든 문서가 아파트의 문서표준 기반 전자결재 후 전자적 문서관리가 안정적으로 처리 가능하도록 구현한 업무관리시스템이어야 하고, 모든 서비스는 민간 클라우드 기반으로 제공해야 한다.
서울시는 공고 마감 후 제안서평가위원회를 구성해 최종 사업자를 선정할 예정이다.
