시간을 잘 활용하는 것은 누구에게나 중요한 숙제다. 기업의 리더 중에서도 성과가 안 나서 힘들다고 호소해 이야기를 나눠보면 중요한 일에 시간을 제대로 사용하지 않는 경우가 많다.

그 이유는 다양하다. 매일 일어나는 이슈들로 정신이 없다 보니 계획대로 시간을 쓰지 못하게 된다. 또한 핵심 우선사항을 명확히 설정하지 못해 중요한 일에 집중하지 못하게 된다. 시간을 내달라는 요청을 거절하지 못하는 사람도 있다. 그러다 보니 이리저리 치이면서 사소한 일에 시간을 허비한다.

시간을 잘 활용하기 위해 가장 중요한 것은 바로 ‘시간 확보’(Time blocking)다. 많은 사람들이 중요한 일을 하기엔 늘 시간이 부족하다고 이야기한다. 하지만 그 일을 할 시간을 미리 확보해두면 제때 일을 처리할 수 있다.

시간 확보를 제대로 하기 위해서는 우선 자신이 수행해야 하는 업무 중에서 가장 중요한 일을 고민해야 한다. 리더가 직접 수행해야 하는 전략적인 신규 프로젝트나 구성원 육성을 위한 코칭 등이 이에 해당할 것이다. 그 밖의 다른 프로젝트, 서류 작업, 이메일, 회의, 보고와 같은 일들은 그 일이 끝난 다음에 하라.

시간 확보는 자신과의 약속이다. 오늘 해야 할 가장 중요한 일이 무엇인지 정하고 그것을 확실히 끝내겠다고 자신과 약속하라. 이를 위해 효과적인 방법은 하루 중 최대한 이른 시간 대에 가장 중요한 일을 할 시간을 따로 확보해 놓는 것이다.

그 다음으로 중요한 것은 '시간 보호'(Time protection)다. 다른 사람들은 당신의 우선순위를 모르고 그것을 따라야 할 책임도 없다. 그 책임을 지켜야 하는 건 바로 당신이다. 확보한 시간을 보호하기 위해 가장 중요한 것은 그것을 변경하거나 미룰 수 없다는 생각을 확고히 하는 것이다.

그럼 상사나 고객이 급하다면서 무슨 일인가를 부탁할 땐 어떻게 하면 좋을까. 이럴 땐 일단 알겠다고 대답하고 “그 일을 0시까지 마쳐도 괜찮을까요?”라고 구체적인 시간을 들어서 물어보는 것이 효과적이다. 대부분의 경우 부탁한 사람은 그 일이 해결될 수 있다는 사실만으로도 만족한다. 만약 그 요구를 당장 실행해야 할 경우에는 원래 하려고 했던 일을 수행할 시간을 다시 확보해야 한다.


시간 활용을 잘 하려면 그날 수행할 가장 중요한 일을 찾고 그 일을 할 시간을 확보하라. 그 시간을 보호하고 실행에 집중하라. 이렇게 하루하루를 보내면 일이 점점 쉬워지고 일에 가속도가 붙는 마법이 일어날 것이다.

☞ 본 기사는 <머니위크>(www.moneyweek.co.kr) 제396호에 실린 기사입니다.