시작을 멋있게 하는 사람은 많다. 하지만 마무리까지 잘하는 사람은 드물다. 특히 일주일이 어떻게 지났는지, 한달이 어떻게 지났는지도 모른 채 일에 떠밀려 살아가는 사람들 중에는 일을 매듭지을 줄 모르는 경우가 많다. 새로운 일은 계속 쌓여만 가는데 진행하던 일들은 어느 것 하나 제대로 끝나지 않으니 점점 더 바빠질 수밖에 없다. 결국 야근이 이어진다.

대부분의 직장인들은 업무량이 많아 야근이 불가피하다고 둘러댄다. 그런데 정말 야근을 해야 마칠 수 있을 정도로 업무량이 많은 것일까. 현장에서 경험한 바로는 시간이 없다고 앓는 소리를 하는 사람들 대부분은 즉시 끝낼 수 있는 일을 뒤로 미루는 경우가 많다. 그리고는 ‘야근하지 뭐’라며 업무 시간 내에 일을 끝내지 않는다.

어떻게 해야 업무 생산성을 높일 수 있을까. 먼저 시간에 대한 인식부터 바꿔야 한다. 일상적으로 야근을 하는 대부분의 사람들은 ‘일할 수있는 시간은 밤까지 있다’고 생각하기 때문에 매일 같이 야근을 한다. 하지만 이런 식으로는 결코 업무 생산성을 높일 수 없다. 필요한 것은 더 많은 시간이 아니라 마감시간 내에 일을 매듭짓는 습관이다.

우리의 뇌는 완결되지 않은 일이 있을 경우 그것을 잊지 않으려고 긴장한다. 따라서 미완성인 일들이 쌓여 있으면 현재의 일을 하는 과정에서 집중력이 떨어진다.

일을 시간 내에 매듭지으면 큰 성취감을 느낄 수 있다. 업무 시간 내에 일을 매듭짓기 위해서는 하루를 시작하면서 그 날의 스케줄을 정리하는 것이 중요하다. 스케줄링은 아침 5분 투자로 업무의 속도를 높일 수 있는 핵심 노하우다.

스케줄링은 업무의 특성에 따라 차별화를 두는 것이 좋다. 오전에는 집중해서 작업해야 하는 기획서 작성이나 중요한 메일 작성 등을 배치하는 쪽을 추천한다. 또 오후에는 미팅을 하거나 외부 거래처 방문 등의 외부활동을 수행하면 보다 효과적으로 업무를 처리할 수 있다.

업무를 처리한 후에는 마감된 업무에 체크 표시한다. 이렇게 하는 것은 일을 미루지 않고 매듭짓는 습관을 갖게 한다. 또한 오늘 수행해야 하는 업무들을 처리하기 위한 집중력을 높일 수 있다.

너무 바빠서 계속 야근이 이어진다면 스케줄링으로 마감시간 내에 업무를 매듭짓는 습관을 연습하라. 이렇게 일을 제시간에 매듭짓는 사람에게 더 큰 일을 맡을 기회가 주어지는 법이다.

☞ 본 기사는 <머니위크>(www.moneyweek.co.kr) 제444호에 실린 기사입니다.