글로벌 화학기업 개발센터장 홍진기 전무. 그와 일대일 리더십 코칭을 시작하기에 앞서 함께 일하는 개발팀장들과 인터뷰를 진행했다.

조직의 개선사항을 얘기해 달라고 요청하자 “개발업무에 집중해야 하는데 회의가 너무 많다. 지방에 있는 공장에서 매주 갖는 품질개선 회의를 격주로 바꾸고 한주는 회의 대신 보고서로 대체하면 좋겠다”라는 팀장이 있었다.


이후 개발센터장과 조직문화 개선에 대한 코칭을 진행한 뒤 관련 부서 임원과 협의를 통해 품질개선 회의를 격주로 변경했다. 팀장들이 매주 품질회의에 썼던 시간이 이동시간 포함 주당 5시간 이상이었는데 그만큼 개발업무에 집중할 수 있게 된 것이다.

불필요한 업무를 줄여 본질에 집중함으로써 업무효율을 높이는 작업을 ‘업무 다이어트’라고 한다. 업무 다이어트를 통해 시간과 여력이 생기면 새로운 것을 시도할 수 있다.

몇해 전 현대카드에서 업무량의 15%를 줄이기 위해 ‘업무 다이어트’를 실시했다. 결과는 어땠을까. 불필요한 보고용 PPT작업 금지, 회의시간 절반 축소, 구매 결재 단계 8단계에서 4단계로 축소 등 아이디어 1400개를 취합해 이 중 660건을 완료했다. 이를 통해 한해 업무시간을 25만시간 단축했다. 직원 한명당 연 30시간을 단축한 셈이다.


조직에서 업무 다이어트를 실시하려면 어떻게 해야 할까. 우선 리더의 주도로 ‘업무 다이어트 워크숍’을 개최하면 좋다. 조직 구성원이 모두 모여 자신의 업무 리스트를 작성한 다음 각각 중요도를 10점 척도로 매긴다. 그런 다음 하위 20%에 해당하는 업무를 중단하도록 하는 것이다.

이때 팀원들이 “하위 20% 업무를 중단하면 문제가 생길 겁니다. 괜찮을까요”라고 한다면 사후에 개선 방안을 논의하면 된다. 도저히 없앨 수 없는 업무는 복원해야겠지만 대부분 없애도 큰 문제가 되지 않는다. 관례적으로 해왔던 업무가 대부분이다.

다음으로 리더가 팀원들에게 수시로 ‘업무 다이어트 질문’을 던지는 것이다. “지금 우리 팀에서 줄였으면 하는 업무가 있나요. 왜 그렇게 생각하죠. 그 업무가 줄어들면 뭐가 가능해지나요.” 이렇게 질문한 다음 팀원들이 하는 말에 귀를 기울여 보자. 어떤 업무의 중단이나 축소를 원할 때는 분명 그만한 이유가 있다.

효율적인 조직이 되려면 정기적으로 ‘업무 다이어트’를 해보라. 이를 통해 조직의 핵심업무에 집중하게 될 것이다.

☞ 본 기사는 <머니S> 제528호(2018년 2월21~27일)에 실린 기사입니다.